Проактивные выплаты — это новый способ уплаты больничных и пособий по материнству без заявления работника, по инициативе Социального фонда. Разберемся, что это такое, зачем нужны эти выплаты и как с ними работать.
Зачем нужны проактивные выплаты
До 2022 года работнику нужно было предоставлять нанимателю больничный лист или номер электронного больничного. Далее предприятие составляло запрос ЭЛН (электронный листок нетрудоспособности) для получения информации о нем, затем вычисляло сумму и направляло в ФСС сведения для перечисления пособия.
Фонд получал информацию и перечислял сотруднику деньги. При этом предприятие оплачивало только первые 3 дня больничного. Это правило действует и сейчас.
С начала 2022 года пособие уплачивается не нанимателем, а Социальным фондом согласно тем сведениям, которые собираются автоматически: данные о болезни из ЭЛН и данные из ЗАГСа о рождении ребенка.
После получения этих сведений СФР перечисляет пособие. Сейчас не нужно создавать реестр сведений и предоставлять его в фонд для расчета пособия, то есть от нанимателя больше не требуется никаких действий.
Однако в отдельных случаях СФР может потребовать у работодателя отправить дополнительную информацию по работнику для уплаты больничного. В этом случае необходимо предоставить сведения до 3 рабочих дней.
Для упрощения процедуры выплат еще с 2022 года все больничные фиксируются в информационной системе ЕИИС «Соцстрах» и подписываются усиленной квалифицированной подписью. Бумажные больничные оформляются только в отношении лиц, данные о которых являются государственной тайной.
Когда нужно предоставлять в СФР сведения о застрахованных лицах
Компании нужно заранее предоставить в фонд отчет «Сведения о застрахованных лицах» (приказ ФСС от 08.04.2022 № 119). Туда вписываются данные по сотруднику для начисления больничного. Документ содержит несколько разделов, первые два требуется заполнить полностью.
Кроме того, в отчете указывают контакты нанимателя и работника, а также его согласие на передачу сведений в СФР. В большей части учетных программ документ можно отправить онлайн, заверив его электронной подписью.
Например, для отправки сведений о застрахованных лицах можно использовать облачную версию программы «1С:Зарплата и управление персоналом». С её помощью вы сможете автоматизировать расчет зарплаты, налогов и сборов, а также облегчить учет рабочего времени сотрудников. Попробуйте бесплатно в течение 14 дней!
Данные предоставляют в фонд при приеме сотрудника на работу или при изменении его данных. Например, когда человек меняет фамилию и хочет получать выплаты по пособиям на новую карту. Эту информацию предприятию следует направить в СФР в срок до 3 дней после получения их от работника.
Также с 2023 года нужно предоставлять информацию и о лицах на договорах ГПХ, а не только на трудовых, так как они тоже участвуют в страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Как оформить пособие по временной нетрудоспособности
СФР делится сведениями с нанимателями через сервис «Социальный электронный документооборот» (СЭДО), который есть в большинстве учетных систем.
Для отправки сведений можно использовать облачный сервис «1С:Отчетность», либо подключить СЭДО самостоятельно в программе «1С:ЗУП».
В СЭДО можно найти информацию об открытии, а затем и о закрытии больничного для сотрудника. Эту информацию могут просмотреть и сотрудники СФР, и наниматель. Когда фонду достаточно сведений для вычисления пособия, он не станет обращаться к работодателю, но может и потребовать дополнительные данные. Например, о районном коэффициенте или о простое.
Если такое обращение поступает через СЭДО, то следует в течение трех рабочих дней подтвердить его получение и в течение пяти рабочих дней направить данные.
Если бухгалтерия еще не предоставляла «Сведения о застрахованном лице», то при открытии ЭЛН будут запрошены эти сведения, которые нужно будет направить в течение трех рабочих дней через СЭДО.
Выплата пособия за первые 3 дня больничного наниматель рассчитывает и уплачивает лишь при болезни работника. В других случаях пособия перечисляет фонд. Например, пособия на детей. Предприятие выплачивает свою часть в ближайший после болезни работника день зарплаты.
Оставшуюся часть СФР зачислит в срок до 10 дней после получения всех необходимых данных или при закрытии больничного, если сведений было достаточно в системе. Средства отправляют через банк, по почте или через другую организацию — как было указано в данных о застрахованном сотруднике.
Как оформить пособие по беременности и родам
Пособие по БиР перечисляет работнику СФР, нанимателю при этом нужно предоставить сведения по сотруднице. Теперь ей не нужно составлять заявление на пособие, в отличие от заявления об отпуске по беременности и родам, так как на его основе компании принимают приказ о предоставлении отпуска.
Наниматель сотрудничает с СФР в следующем формате:
1. Социальный фонд отправляет запрос на данные, которые нужны для выплаты пособия.
2. Основные сведения нужно предоставить в течение трех дней. При запросе дополнительной информации в срок до 3 дней нужно направить квитанцию, а в срок до 4 рабочих дней — сами сведения.
3. СФР перечисляет работнице средства не позже 10 рабочих дней с даты получения всех данных.
Как оформить пособие по уходу за ребенком
Пособие по уходу за ребенком полностью уплачивает СФР, но требуется предоставление сведений от нанимателя для его расчета.
Как нужно действовать организации:
1. Принять от работника заявление на отпуск по уходу за ребенком.
2. В срок до 3 дней направить сведения в СФР: о периоде отпуска; о замене лет в учитываемом периоде, если работник просил об этом; о длительности рабочего времени, если работник в таком отпуске будет частично работать.
3. СФР может потребовать дополнительную информацию о районных коэффициентах, отпусках и освобождении от труда, дополнительных выплатах работнику в рассматриваемом периоде. Запрос требуется подтвердить в срок до 3 дней, и отправить данные в срок до 5 рабочих дней.
Резюмируем
С 1 января 2022 года действует проактивная система выплат. При такой системе Социальный фонд выплачивает пособия автоматически, для этого не нужно подавать заявление. Новая система обеспечивает своевременное получение выплат, облегчает и ускоряет их оформление.
Для ведения кадрового учета рекомендуем подключить облачную версию «1С:Зарплата и управление персоналом». 1С в облаке ничем не отличается от локальной версии программы, но при этом она удобнее благодаря удаленному онлайн-доступу к базам, резервным копиям и автоматическим обновлениям без доплат. Поработайте в программе бесплатно в течение 14 дней, либо продлите пробный доступ до 28 дней.
Иллюстрация от Freepik на freepik.com
