При оформлении в штат новый работник в обязательном порядке подписывает согласие на обработку персональных данных. К таким данным относятся сведения, необходимые компании для законного оформления трудовых отношений, начисления зарплаты, расчета налогов и для других обязательных работ по кадровому учету.
При этом сбор персональных данных происходит только при трудоустройстве, несмотря на то, что в дальнейшем информация может еще не раз корректироваться. За время работы в компании сотрудник может сменить фамилию, прописку, также может измениться семейное положение или номер телефона.
Устаревшие данные могут стать поводом взыскать с работодателя штраф. В связи с этим возникает вопрос: обязан ли работник самостоятельно сообщать об изменении персональных данных? И если нет, то можно ли обязать его это делать? Давайте разберемся.
Персональные данные 2023: как собирать
Как мы сказали выше, сотрудник должен предоставить персональные данные только при приёме на работу (статья 65 ТК РФ).
Между тем закон также обязывает компанию содержать сведения о работниках в актуальном виде. Приведем цитату из п. 6 ст. 5 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ: «При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных».
Как собрать новые персональные данные
Для этой цели компания может обязать своих работников информировать об изменениях. Прописать это правило можно:
-
в трудовом договоре;
-
коллективном договоре;
-
ином локальном нормативном акте.
Если речь идет о ЛНА, то чаще всего обязанность по предоставлению новых персональных данных указывается в Положении о персональных данных и в Правилах внутреннего трудового распорядка. В указанных документах можно прописать как саму обязанность, так и срок, в течение которого работник должен передать информацию.
Обмениваться кадровыми документами можно электронно! Подключайте сервис 1С:Кабинет сотрудника. Обновленные персональные данные, а также заявления, справки и другие документы можно удобно передавать через 1С, без необходимости писать и относить рукописные бумаги. 45 дней бесплатно, попробуйте!
В том случае, когда правило официально закреплено, работник обязан будет сообщать об изменениях, а если он этого не сделает – работодатель будет вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.
Напомним, что видов дисциплинарных взысканий всего три: замечание, выговор, увольнение (статья 192 ТК РФ).
Взыскание можно применить только в том случае, если соответствующее правило прописано с ТД или ЛНА. Коллективного договора это не касается, так как он не относится к ЛНА организации, а является правовым актом.
Работодатель продолжает хранить и предоставлять устаревшие данные. Что будет?
Конечно, далеко не все организации уделяют внимание поддержанию персональных данных в актуальном виде. Часто бывает такое, что фирма отправляет в налоговую и другие госорганы сведения, которые давно устарели. В итоге возникают проблемы с отчетностью, уплатой налогов, оформлением пенсий и пособий.
В этом случае компания, выступающая налоговым агентом, должна будет заплатить штраф:
-
500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ);
-
500 рублей за каждое застрахованное лицо – в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
