Каждый, кто хоть раз работал по трудовому договору, получал расчетный листок. Как правило, бухгалтер оформляет и выдает такой документ всем сотрудникам в конце месяца. Мы решили разобраться, зачем он нужен, какие данные содержит и как его оформлять.
Что такое расчетный листок и кому его выдают
Расчетный листок — это документ, который содержит информацию о зарплате, надбавках и удержаниях за определенный период.
Он нужен для того, чтобы сотрудник понимал точный размер своего дохода и удержаний с него. Как правило, такие сведения формирует бухгалтер. Ему это сделать удобнее всего, потому что в первую очередь он работает в программах 1С, в которых есть нужная форма. Тем не менее, в законах не сказано, что это должен делать именно бухгалтер, такую функцию можно поручить и другим специалистам.
Оформлять и обмениваться расчетными листками можно в сервисе «1С:Кабинет сотрудника», который можно подключить к вашей облачной 1С. Сервис создан специально для автоматизации обмена документами между работниками, бухгалтерией и кадровой службой. Можно подключить бесплатно на 45 дней, попробуйте!
Какую информацию содержит и как оформить
Единой формы расчетного листка не существует — у работодателей есть возможность разработать ее самостоятельно. Форму документа нужно закрепить в локальном нормативном акте. Например, в положении об оплате труда.
В целом, форма не так важна, главное — вовремя отправлять сведения и включать в них информацию о (статья 136 ТК РФ):
→ составных частях зарплаты: окладе, надбавках, премиях;
→ иных выплатах: отпускных, больничных, суточных;
→ удержанных суммах НДФЛ, алиментов и других удержаниях;
→ общей сумме к выплате.
Примерная структура расчетного листка будет выглядеть так:
✔ Заголовок: Расчетный листок за март 2024 года.
✔ ФИО сотрудника.
✔ Табельный номер.
✔ Должность.
✔ Название организации и подразделение.
✔ Раздел «Начислено»: размер оклада, районный коэффициент, премии и другие выплаты.
✔ Раздел «Удержано»: размер НДФЛ, алиментов.
✔ Раздел «Выплачено», в котором будет общая сумма к выплате.
✔ «К выплате»: сумма, которую сотрудник получит «на руки».
Достаточно просто выслать расчетку электронно или отдать на руки, при этом заверять его подписями не нужно. Это значит, что ни руководитель, ни бухгалтер, ни сам сотрудник не обязаны ставить на документе свою подпись. Но, при желании, работодатель может сделать эти реквизиты обязательными. А вот получение документа желательно заверить, особенно если речь идет о бумажной версии.
Бухгалтеру важно корректно рассчитать размер зарплаты с учетом актуального МРОТ. В блоге рассказали, как изменился минимальный размер оплаты труда в 2024 году, а также привели подробную таблицу по регионам.
Кому и когда выдавать
Расчетные листки выдают тем сотрудникам, которые оформлены по трудовому договору, в том числе дистанционным работникам и совместителям, а также тем, кто получает средний заработок. Однако есть случаи, когда оформлять расчетки не нужно.
Например, менеджер по продажам Ирина вышла в декрет. Она остается сотрудницей компании, но при этом не работает и не получает выплаты. В этом случае бухгалтеру не нужно оформлять расчетные листки.
Также они не нужны при сотрудничестве с исполнителями по договорам гражданско-правового характера. На это нужно обратить особое внимание, ведь если ошибиться и начать оформлять листки на внештатников, то можно нарваться на проверки госорганов. Для них это может стать сигналом, что компания прикрывает трудовые отношения. Напомним, что с 1 марта 2024 года ФНС и Роструд стали строже контролировать выплаты самозанятым.
Чаще всего расчетный листок выдают один раз в месяц, несмотря на то, что работодатель обязан перечислять зарплату не реже двух раз в течение месяца. Это можно подтвердить письмом Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, в котором специалисты также говорят о том, что расчетку достаточно выдавать один раз.
Документ можно подготавливать и при выплате аванса, но это не обязательно. Новые правила удержания НДФЛ с 1 января 2024 года тоже никак не повлияли на эту практику.
Также напомним, что расчетный листок входит в обязательный перечень бумаг при увольнении. При этом важно не забыть включить в него всё, что работодатель должен доплатить. Например, это может быть компенсация за неиспользованные дни отпуска. Выдать листок и сделать окончательный расчет нужно прямо в день увольнения.
Что выбрать: бумажный или электронный расчетный листок
Организация может действовать «по старинке»: распечатывать сведения и отдавать их работникам. Однако это не самый удобный способ, особенно если в организации много удаленщиков.
Закон в этом случае не запрещает работодателю направлять расчетные листки через интернет. Например, по почте или через систему кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Так, специалисты Минтруда в письме от 21.02.2017 г. № 14-1/ООГ-1560 отмечают, что работодатель может отправлять расчетный листок по электронной почте и это не будет нарушением закона. Но при этом важно прописать правила обмена такими документами в трудовом или коллективном договоре, либо в другом локальном нормативном акте.
Также важно защитить электронные расчетные листки от доступа третьих лиц, потому что эти документы содержат персональные данные.
Со временем мнение Минтруда изменилось, и уже в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 специалисты заявили, что для обмена электронными расчетными листками компания обязательно должна перейти на КЭДО.
При этом в законах РФ прямой обязанности переходить на КЭДО нет, то есть можно отправлять листки по почте, и это не будет нарушением. Это подтверждает и судебная практика — зачастую суды не признают нарушением рассылку расчеток на электронную почту.
При этом, если совсем не выдавать расчетные листки, то могут оштрафовать:
→ штраф для должностных лиц и ИП составит от 1 000 до 5 000 ₽;
→ для юрлиц — от 30 000 до 50 000 ₽.
Желательно иметь подтверждение того, что работодатель направил расчетку. Если обмен был электронным, то факт рассылки будет отмечен в системе. Если компания раздает бумажные документы, то желательно завести журнал учета выдачи или платежную ведомость, в которых работник будет подписываться. Можно также распечатывать расчетки в двух экземплярах: один отдавать на руки работнику, а второй, с подписью, сохранять.
Как работать с расчетными листками в программах и сервисах 1С
Для ведения кадрового учета рекомендуем подключить облачную версию программы «1С:Зарплата и управление персоналом». В программе вы сможете рассчитывать зарплату, налоги и взносы, вести учет рабочего времени. С её помощью вы автоматизируете рутинные задачи, освободив время бухгалтера и кадровика для более важных дел. В программе можно поработать бесплатно две недели, а также продлить бесплатный доступ до 28 дней.
Вести кадровый учет станет еще комфортнее, если вдобавок к «1С:ЗУП» подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника», который разработан для ускорения обмена кадровыми документами. Все документы подписываются с помощью электронной подписи, для сотрудников можно выпустить бесплатные усиленные неквалифицированные электронные подписи (УНЭП).
Работник может в любое время зайти в личный кабинет сервиса с браузера или телефона, сделать запрос на получение сведений, подписывать приказы, расчетные листки, справки и заявления. В сервисе можно поработать бесплатно в течение 45 дней.
Остались вопросы? Тогда свяжитесь с нами — расскажем подробнее о том, что такое облачная 1С, в чем ее преимущества и как подключиться.
Иллюстрация от Freepik на freepik.com
