Как переход на формат электронных больничных листов повлияет на работу бухгалтеров. Разбираемся, кто за что в ответе.
Электронный больничный – для чего он нужен?
С 1 июля 2017 г. медицинские учреждения смогут наравне с традиционными бумажными больничными оформлять электронные. Закон о введении электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) вступил в силу с 1 июля 2017 года.
По сути, это обычный бюллетень больничного листка нетрудоспособности, но оформленный в электронном виде. Для чего он нужен?
Во-первых, предполагается, что с помощью электронных больничных снизится объем бумажного документооборота.
Во-вторых, ФСС отмечает удобство в объединении информации по больничным в единую базу, что сделает документооборот более быстрым и прозрачным.
Как результат – теперь можно будет гарантировать сохранность истории болезни сотрудника, например, при его переезде или случайной утере. К тому же, это значит, что подделать больничный лист теперь – задача невыполнимая, так как сведения о болезни контролирующие органы серьезно намерены хранить на государственных серверах.
В-третьих, данная система подразумевает существенную экономию бюджетных средств за счет автоматизированной системы хранения и обработки информации.
Что изменилось с 1 июля 2017 года
Рассмотрим стандартную ситуацию – сотруднику ООО «Одуванчик» Смирнову А.А. нездоровится, и он идет в медицинское учреждение, где после прохождения обследования врач ставит ему диагноз и выписывает листок нетрудоспособности, который содержит сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения. Далее, после передачи листка в отдел кадров или бухгалтерию ООО «Одуванчик», сотрудники отдела добавляют нужные сведения в раздел больничного «Заполняется работодателем». Важно, что данный раздел заполняется от руки печатными заглавными буквами, без использования шариковой ручки. И уже после предоставления данных документов будет принято решение о выплате компенсации.
Теперь, с 1 июля 2017 г., после посещения больницы Смирнов А.А. больше не получает на руки листок временной нетрудоспособности – вместо этого его уведомят, что факт обращения к врачу зарегистрирован в базе. Затем организация-работодатель по номеру его электронного листка нетрудоспособности запрашивает данные из ФСС и оплачивает этот больничный лист, после чего работники бухгалтерии или отдела кадров отправят информацию о выплаченной сумме в ФСС и получат разрешение на компенсацию.
На основании рассмотренных выше примеров можно сделать следующий вывод: главное отличие новой системы в том, что сотрудник больше не является связующим элементом между медицинским учреждением и компанией, в которой работает.
В чем плюсы?
Если говорить о плюсах данной системы для работодателей, то главный – заполнение документов в электронном виде существенно экономит время и облегчает работу. То есть случаи, когда бухгалтеры сталкиваются с некорректно оформленными врачом больничными, постепенно сходят на нет, и риск получить претензию со стороны ФСС снижается, а гарантии выплаты «больничных» растут.
К тому же, исключается возможность утери и порчи документа, не говоря о том, что бухгалтеру больше не стоит думать о цвете чернил и возможных ошибках при заполнении информации в листе нетрудоспособности вручную.
Для сотрудников данная система также выгодна – находясь на больничном, он может самостоятельно проверить, какие данные врач ввел при оформлении электронного больничного листа. И в случае ошибки оперативно обратиться за ее исправлением.
Как функционирует система ЭЛН
Обмен сведениями поддерживается единой специальной системой электронного взаимодействия – ЕИИС «Соцстрах» ФСС РФ. Основными составляющими этой системы вы-ступают ФСС РФ, работодатели и медицинские учреждения. Также стоит отметить, что для оформления ЭЛН обязательным является письменное согласие сотрудника. Получив его, врач фиксирует это в программе и сообщает обратившемуся на прием номер его больничного. Позже данный номер должен быть передан сотрудником бухгалтеру или кадровику по месту работы для расчета пособия и дальнейшего заполнения части больничного листа.
Для того чтобы стать полноценным участником системы ЭЛН, необходимо обязательное выполнение следующих пунктов:
- Организации необходимо получить усиленную электронную подпись, совместимую с ЕИИС «Соцстрах».
- Организация должна быть зарегистрирована на Портале государственных услуг РФ (gosuslugi.ru).
- Необходимо подать письменное соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.
- Предварительно нужно открыть личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru.
- Помимо этого, при желании можно зарегистрироваться на сайте ФСС РФ для оперативного просмотра движения ЭЛН с помощью сервиса «Кабинет застрахованного лица».
Формирование ЭЛН
Теперь рассмотрим схему взаимодействия между медицинским учреждением, работодателем, сотрудником и ФСС поэтапно:
- Сотрудник, обратившись в медицинское учреждение, дает согласие медицинскому сотруднику (как отмечалось выше – в письменной форме) на формирование электронного больничного.
- Медицинский сотрудник формирует ЭЛН (данная возможность реализована в «1С:Медицина 8»), подписывает его электронной подписью врача и организации, затем сформированные данные предоставляет в ФСС.
- Сотруднику, который обратился на прием, выдается уникальный номер ЭЛН для последующей передачи по месту работы.
- Организация-работодатель из «1С» по номеру ЭЛН, предоставленного сотрудником, получает данные больничного из базы ФСС.
- В «1С» на основании полученных данных и информации, ранее введенной в программе, автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности.
- Сотруднику оплачивается больничный лист, а информация о размере выплаты отправляется в ФСС.
- Поступает частичная оплата больничного от ФСС (для регионов «прямых» выплат). Напомним, что с 2011 г. в России проводится масштабная реформа системы соцстрахования, получившая название пилотного проекта ФСС. Проект представляет собой изменение по выплатам по временной нетрудоспособности, декретному отпуску, рождению ребенка. Согласно пилотному проекту, этим занимается не работодатель, а напрямую государственная структура — ФСС.
Что нужно знать бухгалтеру: реализация в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Как уже было отмечено выше, работодатели могут получать данные ЭЛН напрямую из программы «1С». Электронный больничный и, что главное, обмен с ФСС, на данный момент реализованы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, начиная с версии 3.1.2.293.
Список минимальных требований:
- Платформа 8.3.10 или выше.
- Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1.2.293 и выше.
- Подключение к «1С-Отчетность». Настройка сертификата ФСС для ЭЛН производится автоматически (без участия пользователя), если подключена «1С-Отчетность».
Подключить аренду 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5 на 30 дней бесплатно
Подключить аренду 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1 на 30 дней бесплатно
Документ «Больничный лист»
При заполнении электронного больничного нужно заполнить основную информацию:
- ФИО сотрудника;
- сведения об организации (в случае, если в базе ведется учет по нескольким организациям);
- полученный номер ЭЛН.
Далее при нажатии на кнопку «Получить данные из ФСС» больничный лист заполнится полученными из ФСС данными ЭЛН. Программа также автоматически рассчитывает сумму пособия, исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника. Сведения о медицинской организации тоже загружаются автоматически.
С помощью сервиса «1С-Отчетность» можно создать реестр ЭЛН. Для этого необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность».
При формировании реестра пользователь может выбрать, каким образом будет заполнена табличная часть реестра:
- кнопка «Заполнить» – таблица по умолчанию заполняется еще не отправленными на данный момент ЭЛН;
- кнопка «Добавить» – предоставление возможность выбрать конкретные ЭЛН для отправки в ФСС.
Чтобы увидеть подробную информацию об электронном больничном, нужно дважды нажать на строку с интересующим ЭЛН – тогда откроется форма дополнительной информации для просмотра.
При проведении документа программой будет автоматически выполнена проверка заполнения обязательных полей.
В завершении при нажатии по кнопке «Отправить реестр в ФСС» сформированный в программе реестр будет направлен в ФСС.
Благодарим газету «Прогрессивный бухгалтер» за предоставленный материал
