Обязательные поля – это строки для ввода информации в форме (окне) объекта конфигурации (справочника, документа, отчета), которые являются обязательными к заполнению. При отсутствии данных в таких полях запись документа будет невозможна.

Обязательные поля в системе отображаются красной пунктирной линией (см. Рис.1).

Рис.1. Окно «Оприходование товаров»

Документ состоит из следующих частей:

• панель инструментов;
• шапка документа;
• табличная часть;
• подвал документа.

Панель инструментов включает в себя кнопки для работы с документом (см. Рис.2).

Рис.2. Панель инструментов

Шапка документа включает в себя реквизиты (обязательно входящие сведения о документе). Самыми распространенными реквизитами документа являются «номер документа» и «дата документа». Другими примерами реквизитов будут наименование организации, контрагента (поставщика товара), договора и другие. Ниже, на Рис. 3, приведён пример реквизитов (шапки) документа.

Рис.3. Пример шапки документа

Табличная часть – это часть формы документа, в которой содержится информация о товаре (номенклатуре). Наименование номенклатуры, количество, единицы измерения, стоимость товара и другие сведения заносятся в табличную часть документа (см. Рис.4).

Рис.4. Пример табличной части

Подвал документа – это нижняя часть формы, содержащая информацию об итогах по документу, текущее состояние документа и сведения о документе (см. Рис.5).

Рис.5. Пример подвала документа

Чтобы информация документа повлияла на учетные данные в информационной базе, документ нужно провести. Проведение документа означает, что документ ОКАЗЫВАЕТ влияние на учет: например, увеличивает количество товаров на складе, уменьшает количество денежных средств на расчетном счете и т.д. То есть меняется количество товарно-материальных ценностей на складе, денежных средств на расчетном счете, возникает задолженность контрагентов перед организацией или организации перед контрагентами.

Факт проведения документа означает, что событие, которое он отражает, повлияло на состояние учета. До тех пор, пока документ не проведен, состояние учета неизменно и документ – не более чем черновик, заготовка. Как только документ будет проведен – изменения, вносимые документом в учет, вступают в силу и состояние учета изменяется. При этом документ отмечается специальным значком «Зеленая галочка» (см. Рис.6)

Рис.6. Признак проведения документа в журнале документов

Подробнее о проведении документа, а также о том, как появляются в программе отрицательные остатки мы расскажем в разделе «Проведение документа».