Внедрение электронных трудовых книжек началось в начале 2020 года и до сих пор вызывает много вопросов. Разбираемся, с какими плюсами и минусами сталкиваются работодателями в процессе внедрения.
Суть нововведения — новый отчет СЗВ-ТД, который теперь обязаны отправлять в ПФР работодатели вместо того, чтобы вносить запись в бумажную трудовую книжку. Отправлять его нужно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. При этом работникам предоставлен выбор: они могут выбрать электронные трудовые книжки или оставить старые. Для тех же, кто впервые устраивается на работу, такого выбора нет. Отчет нужно подавать даже в том случае, если работник решил оставить бумажную трудовую. Подробнее о новом отчете и сроках его отправки — в нашей статье.
Обратите внимание! В 2020 году действуют особые требования: при увольнении или приеме на работу сотрудников нужно отправить отчет на следующий день.
Плюсы электронных трудовых книжек
Не нужно хранить трудовые книжки
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, с работодателя снимается обязанность по ведению и хранению бумажной. Она выдается сотруднику.
Проще работать дистанционно
Трудовая книжка — обязательный документ при приеме на работу. Электронный вариант упрощает дистанционные прием на работу и увольнение сотрудников.
Меньше работы кадровикам
Программы учета смогут автоматически делать записи и отправлять отчеты в случаях, предусмотренных законом. Если в отчете обнаружится ошибка — можно отправить корректировку.
Минусы
Больше работы кадровикам
Это не опечатка, к сожалению. Дело в том, что новый отчет СЗВ-ТД нужно отправлять даже в том случае, если работник решил оставить бумажную трудовую. В этом случае нужно будет вести двойной учет.
Пробелы в законодательстве
Из-за того, что закон об электронных трудовых книжках достаточно новый, он до сих пор дорабатывается и вызывает много вопросов. Например, работодателей волнует, что до сих пор не определен срок окончательного перехода на электронные книжки, а сотрудники переживают, как будет учтен весь предыдущий стаж работы, в том числе на вредных производствах.
Постоянное обновление требований
Это проблема — следствие предыдущей. Из-за того, что закон о трудовых книжках дорабатывается, появляются новые требования к отчету СЗВ-ТД. Каждый раз при отправке отчета нужно проверять его форму и сроки подачи.
Выводы
В целом электронные трудовые книжки для работодателя удобны, так как не нужно хранить бумажные и можно автоматизировать ведение учета. Однако эти преимущества будут потеряны, если сотрудники решат оставить бумажные трудовые книжки. Тогда работы даже прибавится, ведь отчеты в ПФР придется подавать в любом случае. Поэтому нужно внимательно следить за изменениями законодательства в этой сфере, чтобы успеть вовремя на них отреагировать.
