Электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям обмениваться с контрагентами любыми документами в электронном виде без необходимости обмена бумажными копиями. Электронные документы подписываются электронно-цифровой подписью и имеют юридическую силу. Помимо удобства, бывают ситуации, когда использование ЭДО обязательно. Например, если вы торгуете товарами, подлежащими маркировке, например, обувью. Подключаясь к электронному документообороту с контрагентами, важно иметь в виду несколько важных моментов. О них и пойдет речь в статье.
Как работает ЭДО?
Обмен документами происходит через операторов ЭДО. Это электронные сервисы, которые гарантируют защиту передаваемых документов. Для того, чтобы обмениваться электронными документами, у каждой стороны должна быть электронная подпись и договор с оператором ЭДО. На сегодняшний день в России действуют почти 100 таких операторов. Полный список можно посмотреть на сайте ФНС. Обмен документами через оператора платный. Стоимость зависит от количества отправляемых документов. Входящие документы, как правило, бесплатны.
Наглядно схему электронного документооборота можно представить следующим образом:
Участники электронного документооборота подписывают документ на своем компьютере и отправляют по защищенному каналу контрагенту через оператора ЭДО. Схема, когда оба участника документооборота используют одного и того же оператора, наиболее удобна и проста в настройке. В случае, когда контрагент подключен к другому оператору, необходимо настроить роуминг - обмен электронными документами между операторами ЭДО. Некоторые операторы поддерживают автоматический роуминг, в других же случаях нужно уточнять порядок подключения в технической поддержке.
Как настраивать ЭДО?
Порядок настройки ЭДО зависит от программного обеспечения, которое используется в компании, а также от выбранного оператора ЭДО. Оператора выбирать лучше совместно с партнерами, чтобы было меньше проблем при настройке обмена. Пользователям программных продуктов 1С доступно удобное подключение к системе электронного документооборота при помощи сервиса 1С-ЭДО. Подробнее о настройке программ и подключении к сервису читайте в нашей статье.
Самое важное
-
Электронный документооборот, или ЭДО - опция, которая значительно упрощает обмен документами между компаниями, особенно в случае, когда контрагенты находятся далеко, а документы отправлять нужно быстро. В некоторых случаях подключение ЭДО обязательно, т. к. этого требует закон.
-
Для подключения к ЭДО необходима действующая электронно-цифровая подпись, а также договор с оператором ЭДО. Оператора проще всего выбирать вместе с партнерами — так настроить документооборот будет намного проще.
